Planificar la actividad y los recursos para realizar el mantenimiento
Uno de los aspectos que ayudará a una organización a tener mejor control de los costos del mantenimiento es tener muy en cuenta los gastos periódicos presentes cada semana, mes, semestre y el acumulado del año. Las estadisticas de estos costos, permite al departamento y a la fábrica, conocer la evolución de la productividad, performance y progreso del proceso productivo.
Conocer todos estos datos y su respectivo análisis, incluyendo la mano de obra directa e indirecta, los insumos y materiales considerados como repuestos o refacciones, los costos de los contratos tercerizados etc; permite igualmente para una organización que quiere o pretende ser competitiva, genere planes de acción fuertes desde los mismos puestos de trabajo hasta alcanzar la parte más alta del sistema productivo, de manera que se cubra en su totalidad los departamentos de la fábrica.
Un factor que debe ser tenido en cuenta, para obtener un cuadro completo de los costos del mantenimiento, es tener en cuenta siempre lo que contienene el plan de mantenimiento preventivo del equipo ( PMP ), en él se incluyen diversos direccionamientos: La performance, los resultados que se esperan, la politica y estrategia de la gerencia del mantenimiento, las exigencias reglamentarias y de seguridad, ademas de la experiencia del personal operativo y técnico de la empresa, teniendo presente finalmente los sistemas de gestion del mantenimiento ( GMAO ) que proporciona no solo la programación del mantenimiento sino tambien los indicadores de costos del mismo.
El seguimiento de la optimización del PMP ( OPM ) permite identificar los ahorros en términos de productividad. De igual modo, el seguimiento de la parte del mantenimiento correctivo, comparando contra el número de horas globales de mantenimiento realizado, permite evaluar las desviaciones que más inciden en el comportamiento de los indicadores contra los objetivos trazados desde la dirección de la fábrica, para mejorar la planificación de la actividad y tambien para entender económicamente; que tan costoso es el mantenimiento correctivo de una empresa.
La gestión de la puesta en marcha de los Planes de Mantenimiento Preventivo (PMP) es asegurado manualmente o programadamente por medio de GMAO, lo cuál permite garantizar que el conjunto del volumen de las órdenes de trabajo ( OT ) del mantenimiento preventivo a efectuar es planificado y que su realización o ejecución es seguida a través de un indicador mensual, el cuál podriamos llamr la tasa de realización del preventivo; un indicador de suma importancia al momento de evaluar la efectividad de un departamento de mantenimiento al interior de una compañía.
Puesto que no todo sistema de mantenimiento preventivo es perfecto, indiscutiblemente se presentarán mantenimientos correctivos dirigidas al entorno, a las instalaciones, a la máquina etc.
Según la naturaleza de los problemas, un mantenimiento correctivo es realizado de forma inmediata o diferida con recursos adaptados según se la distribución de los centros de costos donde se cargan los costos del mantenimiento correctivo, pero donde seguramente también se cuantificará el plazo respecto a su ejecución, las horas/hombre utilizadas, los recursos, insumos y repuestos utilizados y la afectación al presupuesto del departamento de mantenimiento.
En muchas empresas, se tiene por lo general un departamento o almacén de repuestos o refacciones, sin embargo no se puede decir lo mismo de pequeñas y medianas empresas, donde poco o nada existe, en cuestión de estudios serios de los repuestos o refacciones que se deben tener en stock en la empresa y que son necesarios para garantizar en caso de avería o disfuncionamiento de un equipo, la disponibilidad del equipo para el proceso productivo. Para el caso de las grandes empresas, respecto de las piezas de recambio, un almacén central de la fábrica gestiona las solicitudes de los usuarios. El dimensionamiento de los stocks de las refacciones, es gestionado según el consumo y los plazos de aprovisionamiento y por un presupuesto fijado por la dirección de Fabricación.
El estudio serio de las actividades planificadas para el mantenimiento preventivo del equipo, permitirá a los expertos definir que se debe tener cómo stock minimo en el almacén y cuáles repuestos, previo acuerdo con proveedores locales, dada la criticidad del repuesto, se puede conseguir en el menor tiempo posible, si se considera que el repuesto no se deteriora de la noche a la mañana y que gracias a un estricto seguimiento y animación del mantenimiento preventivo y sus desviaciones reportadas por los operarios, técnicos y especialistas, se puede mantener un balance positivo en términos económicos para la organización.
Para poder seguir detenidamente la evolución de los costos del mantenimiento preventivo, nada mejor que darle paso al managment visual de la fábrica, estos costos generados, deben llevarse a un indicador de seguimiento diario, donde respecto a unos objetivos trazados, se observa que tan desfasados esta el departamento contra los objetivos planificados o si por el contrario el departamento tiene una excelente gestión en el seguimiento o afectación de los costos generados para la realización de las actividades de mantenimiento.
La panelización de los costos del mantenimiento, no sólo debe contener lo que sale del almacén como repuesto o como insumo, sino tambien debe llevar un análisis gráfico ( Pareto ) donde se observe cuál o cuales son los elementos más representativos que impactan los costos del mantenimiento y una vez se tenga panelizado un pareto de esos elementos, se debe visualizar tambien un seguimiento a las acciones tomadas para que esas averías, en el tiempo se erradiquen o de no ser posible; se amplie en el tiempo, las fallas en los equipos de manera ue sirva como punto de partida para la programación del presupuesto de mantenimiento del equipo para el año próximo de producción de la fábrica.
