LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO EN EL CICLO PHVA

Amplios y variados son las concepciones para la Gestión del mantenimiento instalados en las empresas como también extensos y amplios son los programas diseñados por las universidades para que los ingenieros se capaciten y puedan implementarlo en las empresas donde exista la necesidad de integrar una política de gestión del mantenimiento y llevar a la empresa a niveles competitivos dentro de un contexto tan difícil como es la globalización.

Estos modelos podrían ser:

- SMC           Concepción Estratégica de Mantenimiento.

- TPM            Mantenimiento Productivo total

- RBM           Mantenimiento Basado en el Riesgo 

- TQMain      Mantenimiento con Calidad Total

- BCN            Mantenimiento Centrado en el Negocio.

Quizás se pudieran citar otros modelos, pero la idea en este artículo es centrar la atención en la importancia del ciclo PHVA en el modelo de gestión para alcanzar niveles competitivos.

Dentro del ámbito industrial, gran cantidad de empresas migran su gestión del mantenimiento a modelos informáticos que consumen horas de trabajo no solo para la programación y ejecución del mantenimiento, sino también la explotación de los resultados que permitan generar planes de acción correctivos y de mejora que permitan hacer del negocio una actividad rentable, que se mantenga en el tiempo con unos indicadores competitivos en cuestión de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad y que finalmente haga de la plantilla de la dirección de mantenimiento, un grupo más profesional, más humano, pero sobre todo disciplinado a la hora de poner a rodar ese modelo de mantenimiento escogido para asegurar el futuro de la compañía.

Objetivo del Mantenimiento

El objetivo del mantenimiento no debe ser otro que conservar todos los bienes que conforman los activos de la empresa, mantenerlos en buenas condiciones de trabajo, garantizando la confiabilidad, calidad al menor costo posible.

Para alcanzar estas metas al  área de mantenimiento se le asigna la responsabilidad de mantener máquinaria y equipos, las instalaciones locativas, los sistemas de alumbrado exterior, la generación de vapor, aire comprimido, aire acondicionado, el sistema de acueducto y alcantarillado, las plantas de tratamiento de aguas residuales, las bodegas de almacenamiento de materiales de producción etc.

De acuerdo con un presupuesto que por lo general se recorta año tras año, este departamento deberá seleccionar, coordinar y dirigir a todos sus integrantes por medio de un despliegue de objetivos y planes de acción, comun mente llamados en algunas empresas "DOPA" a lograr los objetivos de Calidad, Costo, Plazo y Recurso Humano, además de velar por la capacitación y entrenamiento continuo del personal, desde luego contando con el apoyo de la dirección de recursos humanos.

Actualmente el Gobierno Colombiano, por intermedio del Servicio Nacional de Aprendizaje y con el poyo de la Oranización Internacional del trabajo " OIT" esta buscando capacitar el personal técnico para incrementarlos conocimientos prácticos en asuntos de las nuevas tecnologías y ponerlos al servicio de las empresas a quien les prestan sus servicios.

Igualmente el sector industrial  requiere urgente modelos de mantenimiento para alcanzar resultados que les permita ser competitivos, especialmente en las pequeñas y medianas industrias; las grandes empresas, desde hace años ya sabián de estos riesgos y desde hace mucho tiempo trabajan para permanecer en el medio y alcanzar niveles de rentabilidad que les de tranquilidad a los accionistas.

EL CICLO PHVA EN LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

El ciclo de Deming, también conocido como bifore (de Edwards Deming), es un método de mejora continua de la calidad en la administración de una organización. Está basada en un método ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina rasengan de mejora continua. Es muy utilizado por los sistemas de administración de la calidad.

Las siglas, PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), los cuatro pasos de la estrategia.

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización ( Fuente Wikipedia ).

PLANEAR

Establecer las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones para el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar, aunque sería mejor ya no tener que mejorar, o sea, hacerlo bien a la primera. Cuando sea posible conviene realizar pruebas según sea requerido, para probar los resultados.

• Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
• Detallar las especificaciones de los resultados esperados
• Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos especificados

En el caso de la gestión del mantenimiento, se planea cuando a partir de un Listado de equipos,tenemos disponibles documentos como:

1. Los registros de aceptación de los equipos:

 Donde se recopila la información que parte desde la compra del equipo asi como la información documental que aporta los datos de instalación del equipo en sus diversos sistemas mecánicos, eléctricos, neumáticos, hidraúlicos, ambientales etc.

Se incluye igualmente los registros de puesta a punto del equipo, la formación del personal técnico y operativo y las condiciones de garantia por parte del proveedor, mientras se establece y se garantiza los niveles operativos del equipo, que garanticen la calidad de los productos.

Queda registrado igualmente los datos del proveedor, incluyendo los documentos que certifiquen un aseguramiento metrológico de la parte instrumental del equipo.

2. La Codificación del equipo:

 Permite una identificación, que lo establece en un área especifica, una matricula que se le asigna, para poder generar las ordenes de trabajo correspondiente, la asignación de recursos, etc.

3. Dossier técnico:

 Incluye todo el material que contienen la información técnica de los sistemas que lo conforman asi como los catalogos técnicos del fabricante con las especificaciones de la máquina y el estudio de repuestos críticos o refacciones, recomendados con sus máximos y mínimos a mantener como stocks en los almacenes, se incluye también el modo operativo recomendado para actividades de reparación y puesta a punto del equipo.

4.Hoja de Vida:

Uno de los documentos más importantes de un modelo de gestión del mantenimiento, pero que ha menudo se encuentra des-actualizado, por el ir y venir del personal de mantenimiento, el cuál desde el inicio, no dejan plasmado la información propia de trabajo del equipo, el fabricante del equipo, el modelo, las condiciones de instalación, el peso, la placa de identificación del equipo donde se suministra la información eléctrica, neumática, hidraúlica, mecánica etc. Se incluyen los equipos asociados y las áreas que cubre. Por lo general se incluye un registro de inervenciones.

Una vez cubiertos los item´s 1 al 4 el grupo de mantenimiento procede a crear el registro de mantenimiento.

5. Plan de Mantenimiento Programado:

Es un registro donde queda plasmado las actividades de mantenimiento preventivo ( Aseo, inspección, Ajuste ).

las actividades predictivas, detectivas, de lubricación y aseguramiento metrológico o calibración del equipo.

Se define basado en las recomendaciones del fabricante y la experiencia de los profesionales de mantenimiento, las frecuencias de mantenimiento a realizar, el estado del equipo, si el mantenimiento a realizar está basado en una actividad sistemática o está basado en la condición. se establece los valores límites a controlar por el profesional de mantenimiento, los repuestos involucrados en la inspección; pero también es importante incluir las

actividades de seguridad a tener en cuenta ( Lockout -tagout ) considerando que el personal técnico está obligado a utilizar la ficha de seguridad y ergonomía propia para realizar la actividad garantizando la seguridad del personal técnico.

En este documento queda plasmado quien realiza la actividad y la duración de la actividad, la cuál puede ser realizada por mantenimiento autónomo o por  los profesionales de mantenimiento, según se tenga establecido en la fábrica.

La información registrada en la PMP, debe guiar tambien al personal técnico a usar fichas de operación standard para ciertas actividades específicas, actividades que contiene el paso a paso a realizar por los especialistas, los puntos claves y las razones de los puntos claves que garanticen las condiciones de calidad y seguridad del equipo.

6. Gestión de competencias.

De nada sirve tener establecido un plan de mantenimiento programado, si no se tiene unas competencias establecidas para realizar la actividad. la gestión de competencias indica los conocimientos exigidos al personal técnico para que puede ejecutar la orden de trabajo.

la dirección de mantenimiento ha de establecer igualmente el Know - How, el nivel al que se requiere llegar para que los especialistas alcancen el nivel de destreza que les permita acceder a mantener las condiciones del equipo en disponibilidad, fiabilidad y mantenibilidad.

El nivel de destreza ha de ser establecido en un tablero de exigencias operatorias donde el encargado del mantenimiento, sabe las debilidades y fortalezas del técnico y establece el programa de formación necesario para llevar al técnico a las condiciones que exige el puesto de trabajo en pos de mejorar  las actividades de diagnóstico y reparación de los equipos asignados a su área.

7. Gamas o Fichas de operación standard.

Se podría tener los mejores técnicos en sistemas eléctricos, mecánicos, neumáticos, hidraúlicos etc realizando

las actividades de limpieza, inspección y ajuste, pero lo harán todos de la misma manera? ó les tomará el mismo tiempo para realizar la intervención?; es útil en este caso establecer las gamas o fichas de operación donde el personal técnico pueda seguir un paso a paso detallado de las actividades a realizar, esta actividad es llamada por los expertos en mantenimiento " La actividad fundamental para garantizar la seguridad y la calidad del mantenimiento y del producto", es la base de la estandarización de la actividad profesional, que muchas empresas no se atreven a establecer y que dejan a criterio de los especialistas que en el tiempo se adueñan de la información, que no la transmiten y que al no disponer de escuelas de formación, el SABER - HACER queda en manos de unos pocos.

8. Gestión de repuestos críticos.

Un modelo de gestión de mantenimiento ha de establecer la cantidad de refacciones y/o repuestos críticos que e deben tener como stock para el recambio al presentarse un mantenimiento programado, los especialistas de mantenimiento basado en la experiencia y en el historial del equipo definen o establecen los máximos y mínimos a mantener; según el estudio del costo, se podría establecer si mantenerlo como stock o programarlo en el tiempo para que no se vea afectado los presupuestos del departamento.

El mantenimiento moderno ha de trabajar en mantener al mínimo los costes de mantener los equipos, exige un estudio detallado de los modos de fallo de los elementos componentes de los diferentes sistemas, lo que cause que falle y las consecuencias presentes en los modos de fallo. Este es un aspecto que tiene que estar incluido siempre en los reportes finales de gestión del mantenimiento.

Con los items 1 al 7 definidos, se establece entonces en el programa de mantenimiento las actividades preventivas, predictivas, detectivas, de lubricación y de aseguramiento metrológico a incluir en el sistema de gestión; para generar en el período establecido, el mantenimiento a realizar al equipo.

En consecuencia con la política de mantenimiento y una vez  establecido el programa, se generan las ordenes de trabajo para empezar la otra fase del ciclo PHVA.

HACER. 

Es ejecutar el plan estratégico contempla: organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la ejecución. Las órdenes de trabajo se clasificarían para 2 grupos en especial; las 
dirigidas al mantenimiento autónomo, con sus actividades de limpieza,inspección y ajuste, y las dirigidas a los especialistas, cualquiera que sea el tipo de mantenimiento, todas las órdenes de trabajo tienen como objetivo garantizar la Fiabilidad, la Disponibilidad, la Mantenibilidad, la Calidad, La Seguridad, El Costo y el Plazo.

Mantenimiento Autónomo

Las órdenes de trabajo varían en función de la actividad específica, si la actividad es de limpieza, inspección, ajuste y lubricación, se  combina la gestión de competencias con las gamas de mantenimiento, donde se establece: el Qué. el Cómo, el Quién, el Cuando y el Donde.

En la búsqueda de evitar la degradación acelerada de la máquina, la orden de trabajo invita al operario a encontrar y corregir las anomalías debido a las fugas de aceite, a la falta de presión, a una variable por fuera o por debajo de los valores límites establecidos, las fallas debidas a la mala concepción, utilización, lubricación  etc.

Como una anomalía puede volverse grande, la orden de trabajo trata las pérdidas potenciales para no tener pérdidas importantes, bien sea una avería, una parada, un problema de calidad, un retraso de la producción que afecte el plazo.

Sabemos poner remedio a fallos, pero toma su tiempo y este es caro …

Si no cambiamos nada, no tendremos jamás el fin. Tendremos siempre anomalías que generarán más pronto que tarde fallos. Por lo tanto hay que cortar la alimentación de los fallos, y erradicar las causas de aparición de las anomalías.

Para la explotación y manejo de la información del mantenimiento autónomo y su costo, se registran: el tiempo que toma la intervención, los insumos, las refacciones o repuestos debido al mantenimiento generado por el sistema establecido. La idea central entonces es empoderar cada vez más al operario, para bajar la carga del mantenimiento preventivo, aumentando el profesionalismo de los operarios con los útiles y herramientas establecidas.

Mantenimiento Preventivo

Las órdenes de trabajo generadas bajo esta modalidad, tiene la finalidad de intervenir el equipo antes de que la falla ocurra, si bien el mantenimiento autónomo en cierta forma se adelanta a la aparición de la falla; no obstante en esta modalidad los especialistas de mantenimiento ejecutan acciones regulares para evitar modos de fallas que generen averías.

Prevenir es mejor que curar, reza el dicho; pués bien mediante la prevención en determinados sectores como la aeronáutica, este modo de mantenimiento se sobrepone a todos los demás por factores de seguridad,

además de las condiciones de funcionamiento y ambientales que  influyen en el deterioro de los equipos. Esto conduce a la existencia de dos situaciones.

Al igual que en el mantenimiento autónomo, las actividades del mantenimiento preventivo en las órdenes de trabajo se incluyen en el plan de mantenimiento programado para una mayor simplicidad en la sustitución de las piezas, para reducir los costos de las fallas  y para garantizar la seguridad del personal y el buen funcionamiento de máquinas y equipos.

Se detalla en la ejecución de la orden de trabajo, el intervalo de tiempo, el cuál los mismos especialistas basados en la experiencia determinan si esta muy cerca del fallo que ocasiona una parada del equipo o si por el contrario se puede ampliar en el tiempo la inspección preventiva; lo cual a la larga, se traduce en una reducción de los costos de mantenimiento, una reducción en horas-hombre de la actividad preventiva y garantiza poder aumentar la disponibilidad el equipo.

Mantenimiento Predictivo.

Bajo esta modalidad las intervenciones generadas en la orden de trabajo toman lugar si cierta condición es alcanzada. una caracteristica propia de esta actividad es monitorear variables que representan el estado de funcionamiento del equipo, manteniendolos en operación sin que se afecte el proceso de producción.
Se parte del hecho que el mantenimiento predictivo esta basado en una situación real del equipo y de una verificación del estado por medio de una medición y monitoreo de parámetros dentro del marco de unos valores límites, establecidos para el elemento a medir.

Conforme a las características del equipo, la dirección de mantenimiento define el tipo de análisis predictivo existentes, bien sea por termografía, análisis de vibraciones, análisis del aceite de la máquina y su  viscosidad, valores acústicos, ácidez, monitoreo de partículas etc.

Lo predictivo podría enmarcarse en situaciones de emergencia,urgencia,programadas o sencillamente por observación.

Para algunos el mantenimiento predictivo es costoso, pero las consecuencias de no hacerlo pudiera ser mucho más, teniendo en cuenta el costo-beneficio, se plasma en la orden de trabajo el tiempo de la intervención, los insumos y elementos utilizados, para una evaluación posterior del costo de este mantenimiento, dado que es una actividad especial, quien lo realiza también tiene un alto grado de conocimiento, lo que hace más costoso la actividad predictiva.

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